Ces charges de fonctionnement couvrent l’achat, la gestion et l’optimisation des besoins et services « qui ne sont pas le cœur de métier de l’entreprise ».
A savoir :
-  la maintenance générale des installations,
- le nettoyage des bureaux,
-  l’achat des fournitures et consommables,
- la maintenance des photocopieurs, fax, imprimantes,
- la gestion de la sécurité des locaux, - les réservations de billets de train, d’hôtels….
- les taxes locales,
- les primes RC Pro
- Etc.  

La somme des coûts pour produire la totalité de ces services généraux (hors loyer) d’une entreprise est de plus de 7 200 €HT par salarié par an ou, en fonction de la structure de l’entreprise, de 10% à 18% du CA.

Les TPE/PME ont des besoins certes moins conséquents en terme de volume mais tout aussi complexes en terme de compétences que les grandes entreprises. C'est en cela que le Facilities Management répond à cette spécificité en apportant un ensemble de compétences mutualisées soit sous forme d’audit soit en délégation quotidienne.
                                                                                                                                     
En amont de l’audit, la structure et les spécificités de l’entreprise, l’ensemble des attentes et besoins concernant le périmètre d’activités dévolues, les objectifs recherchés, les conditions d’exécution et de fin d’audit sont préalablement définies et évalués. Le tout est consigné dans une lettre de mission.
 
L’audit mobilise nos services transverses : bureau d'études et ingénierie d'exploitation, en  suivant le plan suivant :
- Diagnostic d’organisation
- Analyse des prestations techniques et services sur site 
- Audits techniques, économiques et financiers
- Possibilité de fusion entre les métiers et détermination des gains de productivité 
- Définition du budget de référence (chiffrant les axes d’optimisation)
- Etude de pertinence d’externalisation,
 
Cette méthode d’évaluation permet de : 
- Déterminer le nouveau coût global dans le périmètre d’étude retenu 
- Planifier la faisabilité technique et économique du projet
- Identifier les services à transférer porteurs de synergie et les gains potentiels
- Valider le nouveau mode d’organisation
 
Chaque audit donne lieu à la remise d’un rapport de synthèse et à une présentation in situe aux dirigeants leur permettant de mettre en place ces conclusions.

Notre approche de conseil et ingénierie peut ensuite être mise en œuvre au travers d'une approche globale couvrant l’audit, la conduite du projet de réorganisation, le management opérationnel des fonctions supports. Dans ce cas, le coût de l’audit est déduit du coût de gestion.

N’attendez plus, contactez IN VIVO Facilities pour réfléchir dès maintenant à des solutions efficaces.